Vad är kravhantering?

En kravställare använder krav för att beskriva något som ska uppnås eller efterlevas. Definition av krav görs idag främst i syfte att kommunicera innehållet mellan människor.

Byggprojekt kan innehålla tusentals olika typer av produkter där krav ställs. Krav ställs även på andra typer av objekt, till exempel hela stadsdelar, fysiska platser, byggnader, våningsplan, rum, inredning, installationer, tjänster och personer i projektroller. Kraven ställs över hela projektets och byggnadens livstid – från idé till rivning.

I Sverige finns idag mer än 150 olika typer av källor till krav som ställs i bygg-, anläggnings- och inredningsbranschen. De flesta krav är tvingande och vissa är frivilliga. Många är repetitiva, dvs de förekommer om och om igen i olika byggprojekt, till exempel lagkrav, krav i form av standards eller miljöcertifieringskrav. Andra är specifika för respektive byggprojekt och avser ofta funktionella egenskaper eller tekniska lösningar i byggda objekt.

Volymen av krav är omfattande. Ett byggprojekt kan innehålla tusentals krav som ställs och behöver kontrolleras.

Kravställare definierar vanligtvis sina krav i löpande text där strukturen eller indelningen av innehållet varierar mellan olika kravställare. Definitionen kan vara komplex.

Oavsett olikheter i struktur innehåller alla kravdefinitioner samma typ av information, även om benämningarna på informationstyperna varierar. Det rör sig om bland annat om kravtitel, identitet och version, definition av vad som ska uppfyllas/efterlevas (så kallat acceptanskriterium), typ av eller utpekat objekt som kravet tillämpas på, hur kravet ska kontrolleras och hur kontrollen ska dokumenteras i ett verifikat.

Kravdefinitionerna tillgängliggörs ”manuellt” via externa hemsidor, intranät eller interna lagringsplatser som olika typer av dokumentfiler i olika format, till exempel PDF, Word och Excel. Det är vanligt att kraven är spridda över ett stort antal olika dokumentfiler som lagras på många olika ställen.

Definitionerna används ofta i en kedja av organisationer – som skapar, använder och besvarar krav. För att kommunicera kraven mellan parter i kedjan skickas de vanligen i form av bifogade filer i epost mellan personer.

När ett krav ställts av en byggherre och sedan realiserats av en entreprenör behöver en kontroll av efterlevnad göras av entreprenören. Detta innebär en undersökning om en vara eller ett objekt – till exempel ett byggnadsverk och dess delar – uppfyller ställda krav. De metoder som används för kontrollen kallas kontrollmetoder.

När kontrollerna är genomförda överlämnar entreprenören bevis (verifikat) för att visa att kraven är uppfyllda. Detta kallas att verifiera kravuppfyllelsen. Därefter genomför byggherren en utvärdering att detta verkligen stämmer, och godtar därmed entreprenörens metod för verifiering. Den här bekräftelsen kallas för validering, och visar alltså att verifikaten är valida (riktiga).

Kontroller görs genom granskning av olika typer av dokument som specificerar olika aspekter och egenskaper i byggnaden, till exempel utförda moment eller levererade varor. Granskning görs genom olika metoder, till exempel okulär besiktning, undersökning och mätning av genomförda arbetsmoment eller levererade produktionsresultat.

Som tidigare nämnts hanteras och tillgängliggörs idag krav manuellt. På motsvarande sätt delas ansvar för genomförande av kontroller manuellt ut till roller/individer i byggprojekt. Samma manuella hantering gäller även vid tillgängliggörande av kontrollresultat och verifikat. Det vill säga i form av bilder och dokumentfiler (PDF, Word, Excel) som kommuniceras via epost mellan individer och lagras i telefoner och lokala datorer. Volymen av kontroller och genererad kontrolldokumentation är omfattande.

Kontroll görs i huvudsak av följande aktörer:

• Byggherrar för att kontrollera att

  • Avtalade krav uppfylls av entreprenörer.

  • Krav i certifieringar/märkningar uppfylls.

  • Krav i bygglagstiftningen följs (så kallad kontrollplan enligt PBL).

• Entreprenörer för att kontrollera att

  • Avtalade krav uppfylls mot byggherrar.

  • Avtalade krav uppfylls av leverantörer.

• Leverantörer för att kontrollera att

  • Avtalade krav uppfylls mot entreprenörer.

  • Levererade varor och tjänster uppfyller standards och branschkrav.

• Certifierings-/märkningsorganisationer för att kontrollera att

  • Ett objekt, till exempel en byggnad, uppfyller krav i certifieringar/märkningar.

Ovanstående är exempel på vad som kontrolleras. Samtliga aktörer behöver även kontrollera att tillämpliga lagkrav följs för den verksamhet som bedrivs.