Vilka utmaningar finns?
Det här avsnittet ger exempel på utmaningar i kravhantering och de problem de kan leda till. Exemplen baseras på erfarenheter från samhällsbyggnadsbranschen, men liknande utmaningar förekommer i alla branscher.
Ett stort antal krav från många olika källor gör det svårt för aktörer att överblicka och förstå vilka krav som ska tillämpas på vad, varför, när och hur. Att sätta sig in i de krav som är aktuella för en viss typ av verksamhet kan innebära analys av tusentals sidor med kravdefinitioner.
När krav tillämpas i en verksamhet läggs de ofta in flera olika typer av dokumentfiler som lagras på olika ställen. Det blir då svårt att få en samlad bild av de krav som ställs i verksamheten.
Många av kravdefinitionerna är komplexa och svåra att tolka. En orsak är att kraven skrivs som löpande text och att varje kravkälla har sitt eget sätt att strukturera texten. Man kan säga att kraven har olika form.
Det här innebär bland annat att:
Samma text kan innehålla flera olika kravdefinitioner.
Texten beskriver inte bara vad som ska uppfyllas eller efterlevas, utan även hur efterlevnad ska kontrolleras, bevisas och följas upp.
Krav och samlingar eller mängder av krav organiseras i strukturer, där principen för den strukturella indelningen varierar mellan organisationer.
Sättet att ange att ett krav eller en kravmängd är avsett för en viss tillämpning, till exempel för en viss situation, en viss typ av organisation eller en viss typ av produkt, varierar mellan olika organisationer.
Sättet att identifiera, namnge och versionshantera kravmängder och enskilda krav varierar mellan organisationer.
Termer eller begrepp, som beskriver kravens beståndsdelar, definieras på olika sätt i olika organisationer.
Sättet att ange källan till ett krav ser olika ut i olika organisationer.
När efterlevnad av krav ska kontrolleras i ett byggprojekt, delas kontrollansvaret ut till individer i projektet. Dessa individer kan i sin tur dela ut kontrollansvaret till ytterligare personer. Det vanliga är att denna tilldelning sker via epost där kravdefinitionen bifogas. För att slippa bifoga en stor dokumentfil löser många det genom att bokstavligen klippa ut delar av dokumentet för att skapa mindre texter som kan lagras i mer strukturerade format, till exempel i Excel. Det här leder till att dokumentfiler med kravdefinitioner delas upp i ännu fler dokumentfiler att hålla reda på.
Det är vanligt att skapare av kravdefinitioner vill sätta samman sin egen uppsättning krav, till exempel för en upphandling eller en miljöplan, baserad på både egna och andras kravdefinitioner. Även här kopieras innehållet i andra organisationers kravdefinitioner. Ofta får den kopierade kravdefinitionen då en egen identitet, vilket gör att samma kravdefinition förekommer flera gånger med olika identiteter.
Att följa upp om kontroller har genomförts, följa upp vad resultatet av kontrollerna blev och följa upp de bevis som finns på efterlevnad, innebär insamling av en stor mängd information. Det vanligaste sättet att samla in informationen är via epost där kontrollstatus och kontrollresultat kommuniceras i text och där bevis bifogas som dokumentfiler. Det här sker ofta i en kedja av epostmeddelanden med många inblandade personer. Den som är ytterst ansvarig för kravställning och efterlevnad använder olika manuella sätt för att hålla koll på alla epostmeddelanden och bifogade filer.
Byggprojekt kan pågå i flera år och krav kan ställas i olika skeden under projektets gång, där ansvariga personer kan bytas ut. Det gör uppföljning av kontrollstatus och efterlevnad ännu mer utmanande.
Sammantaget gör den stora volymen av svårtolkade krav, i kombination med den den manuella informationshanteringen, att problem uppstår i kravställning, genomförande och uppföljning av kontroller. Det blir helt enkelt för komplicerat och tidskrävande att hantera informationen med kvalitet. I stället sänker aktörer sina ambitionsnivåer och hoppas på att slippa undan ansvar. Det gäller både stora och små aktörer.
Svensk Byggtjänst1 och Boverket1 pekar i sina rapporter ”65-miljardersrapporten” respektive ”Kartläggning av fel, brister och skador inom byggsektorn” att bristande kommunikation, tidsbrist och bristande kompetens eller resurser orsakar ett stort slöseri i byggbranschen på mellan 65 och 110 miljarder per år. Det här leder till dyrare bostäder och risker som är svåra att hantera för små och medelstora aktörer.
Enligt Boverket är orsakerna tidsbrist och bristande kompetens hos alla aktörer i alla byggskeden. Samma fel upprepas eftersom återföring av erfarenheter är dålig. Systemet för att kontrollera och följa upp efterlevnad av krav är bristfälligt. Egenkontrollerna enligt PBL (Plan och bygglagen) är inte tillräckliga.